Aydınlatma Metni
İş bu aydınlatma metni ile; Kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’unun 5. Maddesi kapsamında hukuki sebebi belirtilen kanuni istisnalar kapsamında işlenecek ve muhafaza edilecektir. Söz konusu kanun kapsamında Türkiye Okçuluk Federasyonu (Bundan böyle kısaca “TOF” olarak anılacaktır.) “Veri Sorumlusu” sıfatına sahiptir. Kişisel verileriniz, doğruluğu ve en güncel hali korunmak suretiyle, TOF tarafından belirtilen amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, kaydedilecek, depolanacak, muhafaza edilecek, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacak ve KVKK’nın öngördüğü şartlarda, yurtiçinde ve/veya yurtdışında üçüncü kişilere aktarılacak, devredilecek, sınıflandırılabilecek ve KVKK’da sayılan sair şekillerde işlenebilecek olup, tüm bu hususlarda tarafınız bilgilendirilmektedir.
TOF tarafından toplanarak işlenebilecek kişisel veri kategorileri:
- Kimlik Verisi
Ad, soyad, TCKN, doğum tarihi, cinsiyet gibi kimlik belgelerinde yer alan bilgiler
- İletişim Verisi
E-posta, iş telefon numarası, ev telefon numarası, cep telefonu, ev adresi
- Özlük Verisi
Unvan, firma adı, bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, emeklilik bilgisi, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları, sportif dereceleri
- Hukuki İşlem Verisi
Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler, hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve TOF kişisel veri koruma politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel verileriniz, denetim ve teftiş verileri
- Müşteri İşlem Verisi
Web kayıtları, fatura, IBAN
- İşlem Güvenliği Verisi
IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri, oturum açma kimliği, şifresi ve diğer güvenlik kodları
- Finans Verisi
Bilanço bilgileri, finansal performans bilgileri, banka hesabı verileri, fatura bilgileri, finansal belge ve verileri
- Mesleki Deneyim Verisi
Diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri, lisans bilgileri
- Pazarlama Verisi
Çerez kayıtları
- Görsel ve İşitsel Kayıtlar Verisi
Görsel ve işitsel kayıtlar, fotoğraf, ses ve kamera kayıtları
- Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar Verisi
Dini aidiyetine ilişkin bilgiler, felsefi inancına ilişkin bilgiler, mezhep aidiyetine ilişkin bilgiler, diğer inançlarına ilişkin bilgiler
- Sağlık Bilgileri Verisi
Engellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri
- Özel Nitelikli Kişisel Verisi
Sağlık, biyometrik, cezai verileri, dernek, kulüp verisi
- Kimliğinizi Belirleyebilecek Resimler ve/veya Videolar Verisi
TOF birimlerini ziyaret ettiğinizde güvenlik sebebiyle ya da TOF tarafından organize edilen etkinliklere katıldığınızda işlenen fotoğraf, video görüntüleri ve işitsel
- TOF ile Kendi İsteğinizle Paylaşmaya Karar Verdiğiniz Herhangi Bir Diğer Veri
Kendi insiyatifiniz ile paylaştığınız kişisel veriler, sosyal medya, online platformlar ya da diğer mecralar üzerinden bize ilettiğiniz geri bildirim, görüşler, talep ve şikayetler, değerlendirmeler, yorumlar ve bunlara ilişkin değerlendirmelerimiz, yüklenmiş dosyalar, ilgi alanları, sizinle iş ilişkisi kurmadan önce ayrıntılı inceleme sürecimiz için verilen bilgiler
- Otomatik Olarak Toplanan Elektronik Veri
Web sitemizi ya da uygulamalarımızı ziyaret ettiğinizde ya da kullandığınızda, haber bültenlerimize ulaştığınızda, diğer elektronik kanallardan bizimle etkileşimde bulunduğunuzda, bize doğrudan ilettiğiniz bilgilere ek olarak bilgisayarınız, cep telefonunuz veya diğer erişim cihazınız tarafından bize gönderilen elektronik verileri de toplayabiliriz (örneğin cihaz donanım modeli, IP adresi, işletim sistemi sürümü ve ayarları, dijital kanalımızı veya ürünümüzü kullanma saat ve süreniz, tıkladığınız link verileri vb.)
- Müşteri/Tedarikçi/Sponsor Verileri
Hizmetlerimiz çerçevesinde birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde veri sahibi müşteri, sponsor, tedarikçi ya da sponsor, tedarikçi bünyesinde yer alan çalışan, imza yetkilisi gibi veri sahipleri hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler
- Olay Yönetim ve Güvenlik Verileri
TOF çalışanlarını, yöneticilerini veya yöneticilerini etkileme potansiyeli olan olaylarla ilgili toplanan bilgiler ve değerlendirmeler, araç plaka ve araç bilgisi, ulaşım ve seyahat bilgileri işlenebilir.
TOF; kişisel verilerinizi; web sayfası ziyaretinizden, iş başvurusu formu veya özgeçmişinizden, tarafınızla yapılan görüşmelerden, referansınızdan, hukuki mercilerden veya üçüncü kişilerden, hizmetlerimizi aldığınızda, bize mal sattığınızda ya da hizmet sunduğunuzda, haber bültenlerine veya yayınlarımıza abone olduğunuzda, anket, pazarlama iletilerimizi almayı tercih ettiğinizde, bizimle web sitemiz, e-posta, sosyal medya platformları, diğer online mecralar ya da telefon vasıtasıyla şikayet ya da geri bildirim yoluyla bizimle iletişime geçtiğinizde, iş/staj başvurusu yaptığınızda, TOF etkinlik, toplantı, seminer, konferans, etkinlik ve organizasyonlarımıza katıldığınızda, tedarikçi/iş ortağı/alt işveren olarak herhangi bir amaçla bizimle iletişime geçtiğinizde, yürüttüğümüz iş süreçlerinde sizinle iletişime geçtiğimizde olmak kaydıyla internet, telefon, e-posta aracılığıyla, müşterilerimize özel elektronik uygulamalar vasıtasıyla, iş etkinliklerimize, anketlerimize katıldığınız, mevzuat yükümlülüklerimizden kaynaklanan belgelerin doldurulması veya bizimle başka herhangi bir şekilde etkileşimde bulunduğunuz durumlar ile fiziki, yazılı, sözlü ve elektronik mecralardan toplamaktadır.
Kişisel Verilerinizin Aktarılabileceği Taraflar ve Aktarım Amaçları
Yukarıda sayılmış olunan kişisel verileriniz KVKK 5/2-f Maddesi kapsamında kişisel veri işleme şartları ve amaçlarına bağlı şekilde ve/veya TOF meşru menfaatleri doğrultusunda toplamakta ve işlenmektedir.
Bunun yanında mevzuatın gerekli haller dışında, Sağlık Bilgisi, Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleriyle İlgili Veriler gibi özel nitelikli kişisel verileriniz açık rızanız doğrultusunda işlenecektir.
Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları
KVKK 5. Maddesinde belirtilen şartlar uyarınca;
- Kişisel veriler ilgili kişinin rızası olmaksızın işlenemez.
- Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
- a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
- c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
- d) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- e) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
- f) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- g) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
İlgili maddeler gereğince, açık rıza alınması gereken durumlarda açık rızanız alınmaktadır. Ancak 5. Maddenin 2. Fıkrasında yazan şartlara uygun olması kaydı ile ilgili kişinin rızası alınmadan kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
- Çalışan Kişi İşlemleri; TOF çalışanları için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, performans değerlendirmesi, yan haklar ve menfaatleri, sağlık ile memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin, personel planlama süreçlerinin, eğitim, erişim yetkisi, ücretlendirme ve yetenek / kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Müşteri İlişkileri Yönetimi; Sunmuş olduğumuz hizmetler kapsamındaki iş ve işlemlerinin yürütülmesi, talep / şikâyetlerin takibi,
- Tedarikçi/İş Ortakları/Sponsorlarımızla Sözleşme Sürecinin Yürütülmesi ve Sonuçlandırılması; Sunulan ve alınan hizmetlerin gerçekleştirilmesi amacı ile iş ve işlemlerinin yürütülmesi, TOF tarafından sunulan hizmetlerin gerçekleştirilmesi, mal tedariki, faturalandırma, sözleşme kurulması ve ifa edilmesi, sözleşme sonrası hukuki işlem güvenliğinin sağlanması, mal ve numune sevkiyatının sağlanması, lojistik süreçlerin yönetilmesi, ürün ve hizmet geliştirilmesi, yeni teknoloji ve uygulamaların değerlendirilmesi ile TOF ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, operasyonların yönetilmesi (talep, teklif, değerlendirme, sipariş, bütçelendirme, sözleşme), hizmet/ürün/proje kalite süreçleri ve operasyonları neticesinde iş süreçlerinin organize edilmesi, TOF içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonları, finans operasyonları, mali işlerin yönetilmesi, mal ve hizmet tedariki, web sitesi uygulamalarımıza kayıt sürecinin yönetilmesi,
- Doğrudan Tanıtım Yürütülmesi; E-posta, faks ve telefon ile hizmetlerimize ilişkin tanıtım ve pazarlama bildirimleri yapmak, memnuniyet anketleri yapılması, sosyal medya, online platformlar veya başka mecralar üzerinden yaptığınız görüş, şikayet ve yorumların değerlendirilmesi, dönüş yapılması, TOF yenilikleri ile ilgili müşterilerimizi bilgilendirmek, tanıtım yapmak, kampanya çalışmalarının yürütülmesi, müşteri profillerine yönelik özel promosyon faaliyetlerinin kurgulanması ve istenmeyen e-postaların iletilmemesine yönelik müşteri “sınıflandırma” ve kişisel bilgiler vasıtasıyla oluşturulacak reklam, tanıtım, pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
- İletişim ve destek (talebiniz üzerine); Hizmetlerimizle ilgili bilgi alma taleplerinin yanıtlanması, iletişim kanallarımız aracılığıyla gelen taleplere ilişkin destek sağlanması, kayıtlarımızın ve veri tabanımızın güncellenmesi,
- Yasal Yükümlülüklere Uyum; 5651 sayılı Kanun ve sair mevzuat, 6563 Sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve sair mevzuat, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kanun ve yönetmelikler başta olmak üzere, ulusal ve uluslararası ilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, T.C. Gençlik ve Spor Bakanlığı başta olmak üzere ulusal ve uluslararası resmi kurumlar nezdindeki süreçlerin yürütülmesi, faaliyetlerden kaynaklı kapasite raporunun hazırlanması, çevre izni konusunda bilgi aktarılması, kayıt tutma ve bilgilendirme yükümlülükleri, uyum ve denetim, resmi mercilerin denetim ve teftişleri, yasal haklarımızın ve davalarımızı takibi ve sonuçlandırılması, uyum kapsamında gerekli süreçlerin yürütülmesi, düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde KVKK’da belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak üzere belirlenmiş gereklilik ve zorunluluklar kapsamında,
- TOF Menfaatlerinin Korunması ve Güvenliğinin Sağlanması; TOF çıkarlarının ve menfaatlerinin korunması için gerekli denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, çıkar çatışması kontrollerinin yapılması, iş ilişkisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini, TOF cihaz ve varlıklarının korunması için CCTV kayıtlarının tutulması, teknik ve idari güvenlik önlemlerinin alınması, sunduğumuz hizmetlerin geliştirilmesi için gerekli çalışmaların yürütülmesi, işyeri kurallarının uygulanması ve denetlenmesi, kalite süreçlerinin yönetilmesi, sosyal sorumluluk aktivitelerinin planlanması ve icrası, itibarının ve oluşturduğu güvenin korunması, bina, depo ve ofis içinde meydana gelen tüm olay, kaza, şikayet, kayıp çalıntı vb. durumların raporlanarak gerekli müdahalenin yapılması ve önlem alınması, bakım ve onarım yapılması sırasında oluşabilecek tehlikeli durumlar için uyulması gereken kuralların aktarılması ve taşeronların mesleki yeterliliklerinin ölçülmesi, firma çalışanlarının güvenlik açısından gerekli bilgileri edinmek, gerekli kalite ve standart denetimlerimizi yapabilmek ya da kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş raporlama vs yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
- TOF Ticari Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası; Bütçelendirme, TOF ile ilgili kısa, orta ve uzun vadede ticari politikalarının tespit edilmesi, planlanması ve uygulanması, ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacı doğrultusunda; tarafından yürütülen iletişim, pazar araştırması ve sosyal sorumluluk aktiviteleri, satın alma,
- Raporlama ve Denetim; TOF faaliyetlerinin, iç denetim, dış denetim ve raporlama süreçlerinin yürütülmesi,
- Hak ve Menfaatlerin Korunması; TOF aleyhine açılan dava, soruşturma vb. hukuki hak taleplerine karşı savunma
Ayrıca kişisel verilerinizi;
İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;
- Sağlık verilerinizi, tedavi ve sağlık kontrolü yapabilmesi için işyeri hekimimiz ile paylaşabiliyoruz.
- TOF denetçilerine, denetim faaliyetlerini gerçekleştirebilmeleri için bordro bilgilerini aktarabiliyoruz.
T.C. Gençlik ve Spor Bakanlığı, WA ve ilgili mevzuat ile, diğer ulusal ve uluslararası kanunlar, mevzuat ve antlaşmalar kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;
- Valilikler, Belediyeler, Federasyonlar vb kuruluşlar ile paylaşabiliriz.
- Yurtdışında ise uluslararası Spor Organizatörleri, Seyahat Acenteleri, medyaya uluslararası kuruluşlar ile paylaşabiliriz.
Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek nedeniyle özellikle;
- Savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımıza ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kurumlarla paylaşılabiliyoruz.
TOF yönetimi, işin yürütülmesi, politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
- Hizmet süreçlerinin yürütülmesi amacıyla verilerinizi seyahat acentelerine, organizasyon firmalarına, medyaya aktarıyoruz.
- İş süreçlerinin yürütülmesi amacıyla gönderileri kargo firmalarına aktarıyoruz.
Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
İşe alım süreçleri boyunca hakkınızda toplanan ve işlenen tüm kişisel veriler, ilgili işlem veya faaliyet kapsamındaki saklama sürelerine tabi olarak saklanacaktır. Saklama süreleri ilgili Aydınlatma Metinlerinde yer almaktadır.
Bu kapsamda açık rızanıza dayalı olarak işlenen kişisel veriler açık rızanızı geri almadığınız sürece belirtilen amaç ve yöntemlerle belirtilen sürelerde işlenecek ve Kanun’a uygun olarak muhafaza edilecektir.
Buna ek olarak TOF ile diğer taraflar arasında doğabilecek herhangi bir uyuşmazlık durumunda, uyuşmazlık kapsamında gerekli savunmaların gerçekleştirilebilmesi amacıyla sınırlı olmak üzere (mevzuat uyarınca belirlenen zamanaşımı süreleri boyunca) kişisel verileriniz saklanabilecektir.
Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz TOF tarafından veya talebiniz üzerine Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamındaki yöntemler ile silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir.
Veri Sahibinin Hakları
KVKK kapsamında, kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
Kişisel veri işleyip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kişisel verinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Talebinizce düzeltilen ya da silinen bilgilerinizin, eğer aktarılmış ise Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Veri Sorumlusu ve Temsilcisi
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) kişisel veri sahiplerine kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenme ve bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme gibi yukarıda da sayıldığı üzere, birtakım taleplerde bulunma hakkı tanımıştır.
Bu hakların kullanımı sırasında söz konusu verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan kişi (Veri Sorumlusu) TOF tüzel kişiliğidir.
Söz konusu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, www.tof.org.tr adresinde yer alan Veri Sahibi Başvuru Forumu’nda belirtilen yöntemlerle tarafımıza iletmeniz halinde başvurularınız, Veri Sorumlusu tarafından incelenip, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Taleplere ilişkin olarak herhangi bir ücret talep edilmemesi esas olmakla birlikte, KVK Kurulu tarafından belirlenen ücret tarifesi üzerinden ücret talep etme hakkı saklıdır.
Veri Sahibi, herhangi bir kişisel verisinin TOF tarafından kullanılamaması ile sonuçlanacak bir talepte bulunması halinde TOF tarafından sunulan hizmetler ve işleyişinden tam olarak faydalanamayabilir. Bu kapsamda doğacak her türlü sorumluluk ise veri sahibinin olacaktır. TOF bu nedenle oluşacak veri sahibinin her türlü zarar veya ziyanından dolayı hiçbir sorumluluk üstelenmeyecektir.